רישום וקיום הוראות ניהול ספרים בעסק באופן תקין בהתאם להוראות החוק, מונע תקלות ועימותים עם שלטונות המס (כולל פסילת ספרים). נדרש מכל בעל עסק לבדוק לאיזה סעיף בהוראות הוא משתייך ולוודא שבעסק מנוהלים הספרים כפי שנדרשים.
להלן תמצית הוראות ניהול ספרים:
נישום חייב לנהל מערכת חשבונות לפי התוספת החלה עליו, בהתאם לאמור בהוראות ניהול ספרים. כל נישום חייב לברר מהי התוספת החלה עליו ולנהל לפיה את חשבונותיו.
ישנם בעלי עסק שנדרשים לנהל פנקסים מיוחדים, בנוסף לפנקסים שכל בעל עסק נדרש לנהל כגון: הנפקת קבלה, חשבונית, חשבונית מס ותיק תיעוד חוץ.
תוספת א'- יצרנים נדרשים מעל מחזור שנתי ומספר מועסקים כפי שנקבע בהוראות, לנהל את חשבונות העסק לפי השיטה החשבונות הכפולה וכמו כן גם ספר תנועת המלאי של החומרים העיקריים, ספר תנועת המלאי של מוצרים גמורים, למעט מוצרים המיוצרים בשביל לקוח לפי מפרט מיוחד, ספר הזמנות של מוצרים המיוצרים לפי מפרט מיוחד שלגביהם לא מנוהל ספר תנועת המלאי, דוח ייצור שבו יירשמו המוצרים המוגמרים באותו יום או למחרת, זולת אם נרשמו המוצרים הגמורים במועד כאמור ישירות בספר תנועת המלאי.
תוספת ב'- סיטונאים, נדרשים מעל מחזור שנתי ומספר מועסקים מסוים, כפי שנקבע בהוראות, לנהל מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה, לרבות: ספר תנועת המלאי, ספר כניסת טובין של פריטים שלגביהם לא מנוהל ספר תנועת המלאי.
תוספת ג'- קמעונאים, נדרשים לנהל גם ספר קניות, ספר תנועת דברי האומנות בגלריה.
תוספת ד'- קבלנים, נדרשים לנהל גם חשבון עבודה, רישום עבודה לגבי ציוד מכני הנדסי.
תוספת ה'- בעלי מקצועות חופשיים, נדרשים לנהל גם ספר לקוחות.
תוספת ו'- רופאים, נדרשים לנהל גם יומן רופא.
תוספת ז'- בעלי בתי ספר לנהיגה, נדרשים לנהל גם ספר רכב, יומן הזמנות, ספר תלמידים.
תוספת ח'- בעלי בתי ספר נדרשים לנהל ספר תלמידים וגן ילדים.
תוספת ט'- סוחרי ומתווכי מקרקעין, נדרשים לנהל גם ספר זכויות במקרקעין, ספר עסקאות תיווך.
תוספת י'- סוחרי ומתווכי רכב, נדרשים לנהל גם ספר הסחר וספר תיווך.
תוספת י"א – נותני שירותים אחרים, נדרשים לנהל גם ספר הזמנות ובנוסף ספר לפי סוג העיסוק כדלקמן: מוביל- ספר הובלות והסעות, מוסך- יומן עבודה, שיפוצים- יומן עבודה, מסעדה- יומן נוכחות
מלצרים, המרת מט"ח- ספר כניסת מט"ח, מלון/ צימר- ספר אורחים.
תוספת י"ב- חקלאים נדרשים לנהל גם ספר המשק, ספר מכונות כלים וציוד חקלאיים, ספר קניות, ספר מכירות.
תוספת י"ד- בעלי תחנות דלק, נדרשים לנהל גם דוח יומי של מכירות דלק, שוברי סיכה ורחיצה.
תוספת ט"ו- סוכני ביטוח, נדרשים לנהל גם ספר פוליסות ביטוח, ספר הכנסות.
תוספת ט"ז- יהלומנים, נדרשים לנהל גם ספר עסקאות.
עוסקים פטורים בהתאם לסעיף 2א להוראות ניהול ספרים, זכאים להקלה וחל עליהם לנהל מערכת חשבונות שתכלול לפחות שוברי קבלה או ספרי פדיון יומי ולנהל תיק תיעוד חוץ.
