מאת רו״ח אמנון בן שושן | עודכן ביום
ניהול ספרים תקין מחייב התאמה בין פעילות העסק לבין הספרים והמסמכים הנדרשים בדין. כל בעל עסק צריך לזהות את התוספת החלה עליו ולוודא שבעסק מנוהלים הספרים הנדרשים.
המאמר מיועד לבעלי עסקים ולעצמאים בישראל, לרבות עוסקים פטורים. בחינה מקצועית נדרשת בעת פתיחת עסק, שילוב תחומי פעילות או שינוי בהיקף הפעילות. החובות משתנות לפי הענף והמדרגה שנקבעה בתוספת. גם עוסק פטור חייב בתיעוד תקבולים ובשמירת תיעוד חוץ, בהתאם להקלה החלה עליו.
בחירת התוספת ושיטת ניהול הספרים
נישום חייב לנהל מערכת חשבונות לפי התוספת החלה עליו, בהתאם להוראות ניהול ספרים. התוספת נקבעת לפי מהות הפעילות. בתוך התוספת בודקים את המדרגה החלה על העסק, לפי המחזור, מספר המועסקים ותנאים ענפיים נוספים שנקבעו בה.
להגדרות שבהוראות יש משמעות מעשית. הגדרת המחזור כוללת מסים עקיפים, ובהם מע״מ. הגדרת מועסק כוללת גם בעלים, שותפים ובני משפחה העובדים בעסק. עבודה של עד ארבע שעות ביום נחשבת לחצי מועסק. עבודה בחלק משנת המס מחושבת באופן יחסי.
נישום המפעיל עסק בכמה תחומי פעילות עשוי להיות כפוף לתוספות שונות. לפי סעיף 2(ב), עליו לנהל את ספריו לפי התוספת החלה על פעילותו העסקית העיקרית. נוסף על כך, עליו לבחון את חובות ניהול הספרים והתיעוד החלות על יתר תחומי הפעילות. חובות אלה עשויות לחייב ניהול ספרים או רישומים נוספים במערכת החשבונות, בהתאם לנסיבות העסק.
התוספת והמדרגה קובעות גם אם נדרשת הנהלת חשבונות כפולה. לצד ספרי החשבונות עשויים להידרש ספרים ענפיים, כגון ספר לקוחות, יומן רופא או ספר הזמנות.
קבלה מתעדת תקבול, ואילו חשבונית מתעדת עסקה. חובת הוצאת חשבונית מס תלויה גם במעמד העוסק במע״מ ובסוג העסקה.
התוספות להוראות ניהול ספרים לפי סוג העסק
התוספות מרכזות את דרישות ניהול הספרים לפי ענפי הפעילות. הטבלה מציגה דוגמאות לספרים ולרישומים ייחודיים, לפי סדר התוספות.
החובה המדויקת נקבעת לפי הגדרת הענף, המדרגה ותנאי התוספת, לרבות חלופות והקלות. הרשימה אינה כוללת את כל ספרי החשבון, המסמכים והרישומים הנדרשים בכל עסק.
| תוספת | סוג העסק | דוגמאות לספרים ולרישומים |
|---|---|---|
| א | יצרנים | ספרי תנועת מלאי לחומרים ולמוצרים גמורים. ספר הזמנות לייצור לפי מפרט מיוחד ודוח ייצור, בהתאם לתנאים. |
| ב | סיטונאים | ספר תנועת מלאי. ספר כניסת טובין לפריטים שלגביהם אינו מנוהל ספר תנועת מלאי. |
| ג | קמעונאים | ספר כניסת טובין. בגלריה - רישום תנועת דברי אמנות. |
| ד | קבלנים | חשבון עבודה. רישום עבודה בציוד מכני הנדסי במקרים שנקבעו בתוספת. |
| ה | בעלי מקצועות חופשיים | ספר לקוחות. |
| ו | רופאים | יומן רופא. |
| ז | בעלי בתי ספר לנהיגה | ספר רכב, יומן הזמנות וספר תלמידים. |
| ח | בעלי בתי ספר | ספר תלמידים. הגדרת בית ספר כוללת גם גן ילדים. |
| ט | סוחרי מקרקעין ומתווכי מקרקעין | ספר זכויות במקרקעין לפעילות מסחר. ספר עסקאות לפעילות תיווך. |
| י | סוחרי רכב ומתווכי רכב | ספר הסחר לפעילות מסחר. ספר תיווך לפעילות תיווך. |
| יא | נותני שירותים ואחרים | ספר הזמנות לפי התנאים. לפי העיסוק: ספר הובלות והסעות, יומן עבודה למוסך ולשיפוצים, יומן שירות למסעדה לפי תנאי התוספת, ספר כניסת מטבע חוץ למחליפי מטבע וספר אורחים למלון או לפנסיון. |
| יב | חקלאים | ספר המשק וספרי קניות ומכירות, לפי המדרגה. ספר מכונות, כלים וציוד חקלאיים, כאשר מתקבלת הכנסה מהפעלתם עבור אחרים, מהשכרתם או מהחכרתם. |
| יד | בעלי תחנות דלק | דוח יומי על מכירות דלק ושוברי סיכה או רחיצה, לפי הפעילות. |
| טו | סוכני ביטוח | ספר פוליסות ביטוח וספר הכנסות, בהתאם לתנאים. |
| טז | יהלומנים | ספר תנועת מלאי. בתיווך ביהלומים - ספר עסקאות. |
תוספת יג בוטלה, ולכן אינה מופיעה בטבלה. כל שורה כפופה לתנאי התוספת ולהקלות החלות על העסק.
ניהול ספרים לעוסק פטור
עוסק פטור זכאי להקלה לפי סעיף 2א להוראות ניהול ספרים. עליו לנהל מערכת חשבונות שתכלול לפחות:
- שוברי קבלה או ספר פדיון יומי.
- תיק תיעוד חוץ, לשמירת מסמכים שהתקבלו מגורמים חיצוניים בקשר לעסק, כגון חשבוניות ספקים.
ספר פדיון יומי מחייב רישום פרטני של התקבולים לפי כללי ההוראות, נוסף על הסיכום היומי.
ההקלה מתייחסת למערכת הספרים המינימלית. חובות הוצאת המסמכים לפי חוק מע״מ חלות בנפרד. עוסק פטור חייב להוציא חשבונית עסקה לפי סעיף 45 לחוק מע״מ, והוא אינו רשאי להוציא חשבונית מס.
עם מעבר למעמד עוסק מורשה יש לבדוק מחדש את מערכת הספרים הנדרשת.
רישום תקבולים והוצאת חשבוניות
עוסק פטור הוא מעמד לעניין מע״מ. מסלול בעל עסק זעיר במס הכנסה אינו משנה את חובות ניהול הספרים.
אלה המסמכים העיקריים המשמשים לתיעוד העסקאות והתקבולים:
| המסמך | תפקידו והחובה החלה |
|---|---|
| קבלה | מתעדת תקבול בסמוך לקבלתו. שיק דחוי נרשם בעת קבלתו, גם לפני מועד פירעונו. חובה לתעד גם תקבול באפליקציית תשלום. |
| חשבונית עסקה | כל עוסק חייב להוציאה על עסקה או חלק ממנה, לרבות עסקה פטורה ממע״מ. היא אינה מאפשרת ניכוי מס תשומות. |
| חשבונית מס | עוסק מורשה רשאי להוציאה במקום חשבונית עסקה על עסקה חייבת במס, וחייב לעשות כן לפי דרישת הקונה. כשהחיוב במע״מ חל עם קבלת התמורה, הקונה אינו רשאי לדרוש אותה לפני התשלום. |
| חשבונית מס-קבלה | מסמך משולב של עוסק מורשה, המתעד את העסקה ואת התקבול. עליו לכלול את הפרטים הנדרשים בחשבונית מס ובקבלה. |
לפי סעיף 46 לחוק מע״מ, יש להוציא חשבונית בתוך 14 יום ממועד החיוב במס. בעסקה פטורה, המועד נקבע כאילו העסקה הייתה חייבת במס. כשהחיוב במע״מ חל עם קבלת התמורה, מניין הימים מתחיל בקבלתה. תקופה זו אינה דוחה את מועד תיעוד התקבול.
תקבול בהעברה בנקאית נרשם ביום שנודע לנישום על ההעברה. לפי סעיף 19א(ד), נישום המנהל מערכת חשבונות כפולה המבוקרת בידי רו״ח או ברית פיקוח רשאי שלא לערוך קבלה על תקבול ממכירת טובין או ממתן שירות, שהועבר ישירות לחשבון בנק הכלול במערכת חשבונותיו.
מספר הקצאה לחשבונית מס
מיום 1.6.2026, כאשר סכום העסקאות החייבות במע״מ בשיעור מלא בחשבונית מס עולה על 5,000 ש״ח לפני מע״מ, והלקוח הוא עוסק מורשה שדרש מספר הקצאה, על מוציא החשבונית לבקש את המספר מרשות המסים. המספר נדרש לניכוי מס התשומות, לצד יתר התנאים לניכוי. בחודשים ינואר עד מאי 2026 הסף היה 10,000 ש״ח לפני מע״מ.
ניהול ספרים ממוחשב ושמירת מסמכים
תוכנת הנהלת חשבונות המיועדת למכירה, להשכרה או לשימושם של אחרים, גם ללא תשלום, חייבת ברישום. יש לוודא שבמרשם רשות המסים מופיעה תעודת רישום בתוקף של התוכנה. תעודת הרישום אינה אישור לתקינות התוכנה. תוכנה שפיתחו העסק או עובדיו לשימוש עצמי פטורה מרישום. החריג אינו חל על פיתוח בידי גורם חיצוני.
הרישומים נקלטים בקובץ קבוע, במספור אוטומטי ועוקב וללא אפשרות מחיקת רשומות. תיקון או ביטול של תיעוד פנים, כגון קבלה, נעשים באמצעות תיעוד נוסף. שינוי סכום, סימן הפעולה או זיהוי החשבון בספרי החשבון נעשה ברישום מתקן נוסף (סטורנו), תוך שמירת הרישום המקורי.
מסמך ממוחשב ששלח או קיבל העסק יש לשמור בקובץ המקורי, עם החתימה האלקטרונית המאובטחת או המאושרת שבה נחתם. הדפסתו אינה תחליף לשמירת הקובץ. צילום או סריקה רגילים של מסמך נייר אינם מתירים כשלעצמם להשמיד את המקור.
תקופת השמירה של מערכת החשבונות היא שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה, לפי המאוחר. המערכת תישמר במען העסק או במקום אחר שעליו נמסרה הודעה בכתב לפקיד השומה.
לצד שמירת המערכת חלה חובת גיבוי, לפי הכללים הבאים:
חובות הגיבוי במערכת ממוחשבת
- מועד הגיבוי
יש לבצע גיבוי בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס.
- הנתונים לגיבוי
הגיבוי כולל את נתוני מערכת החשבונות ואת המסמכים הממוחשבים. תוכנת הניהול מוחרגת מהגיבוי הרבעוני, אך חובת שמירתה נותרת בעינה.
- מיקום אחסון מערכת החשבונות וקובצי הגיבוי
יש לאחסן את קובצי הגיבוי במקום שונה ממקום אחסון מערכת החשבונות. על הנישום להודיע לפקיד השומה בכתב היכן יאוחסנו קובצי הגיבוי. נישום שהפיק הכנסה מפעילות עסקית בישראל או באזור חייב לשמור גם את מערכת החשבונות וגם את הגיבוי בישראל או באזור. לעניין זה, אזור הוא יהודה והשומרון וחבל עזה, כהגדרת סעיף 3א לפקודה.
- אפשרות עיון והדפסה
יש לוודא שאפשר להציג ולהדפיס את הנתונים מהמערכת ומהגיבוי.
פסילת ספרים ובקשת הקלות בניהול הספרים
פקיד השומה רשאי לפסול ספרים בשל סטיות או ליקויים מהותיים לקביעת ההכנסה, לפי סעיף 130(ב) לפקודת מס הכנסה. עליו לשלוח לנישום הודעה המפרטת את נימוקי ההחלטה. סטייה שאינה מהותית אינה כשלעצמה הפרה של כללי ניהול הפנקסים.
אי רישום תקבול שחובה לרשמו כפוף להוראה נפרדת בסעיף 145ב(א)(1). הספרים ייחשבו בלתי קבילים, אלא אם פקיד השומה השתכנע שהייתה סיבה מספקת לאי הרישום.
פסילת ספרים עלולה להביא לשומה לפי מיטב השפיטה, שבה פקיד השומה קובע את ההכנסה החייבת לפי הנתונים והראיות שבידיו. היא עשויה לגרור הגבלות על ניכוי הוצאות וקיזוז הפסדים לפי סעיף 33. הפסילה אינה שוללת אוטומטית את כל ההוצאות, ופקיד השומה רשאי לשום את ההוצאות לפי מיטב שפיטתו.
מועדים לערר, לעיון מחדש ולערעור
- פסילה לפי סעיפים 130(ב)-(ג): ניתן לערור לוועדה לקבילות פנקסים בתוך 30 יום מקבלת ההודעה. אם לא הוגש ערר, ניתן לערער לבית המשפט המחוזי יחד עם הערעור על השומה. ערר לוועדה אינו מחליף השגה על השומה.
- פסילה לפי סעיף 145ב(א)(1): ניתן לבקש מפקיד השומה עיון מחדש בתוך 30 יום מקבלת ההחלטה. אם הבקשה נדחתה, ניתן לערער לבית המשפט המחוזי בתוך 60 יום ממתן ההחלטה הדוחה.
בקשת הקלה מפקיד השומה
כאשר אופי העסק, היקפו או נסיבותיו מצדיקים הקלה בניהול הספרים, יש להגיש לפקיד השומה בקשה מנומקת המפרטת את ההקלות המבוקשות. הגשת הבקשה אינה מתירה ליישם את ההקלה מיד.
סעיף 3(ב) להוראות מסדיר גם אישור בהיעדר החלטה. בקשה שנשלחה בדואר רשום לפחות שלושה חודשים לפני תחילת שנת המס, והנישום לא קיבל החלטה בעניינה עד תחילת השנה, תיחשב מאושרת לאותה שנת מס בלבד. בבקשה שנשלחה בדואר רשום לאחר מועד זה, אם הנישום לא קיבל החלטה בתוך ארבעה חודשים מיום הגשתה, הבקשה תיחשב מאושרת מתום ארבעת החודשים ועד תום שנת המס.
שאלות ותשובות בנושא הוראות ניהול ספרים
- כיצד נקבעות התוספת ושיטת ניהול הספרים של העסק?
- התוספת נקבעת לפי מהות פעילות העסק. המדרגה בתוכה נקבעת לפי המחזור, מספר המועסקים והתנאים הענפיים שנקבעו בה. התוספת והמדרגה קובעות את הספרים והמסמכים הנדרשים וגם אם נדרשת הנהלת חשבונות כפולה.
- אילו ספרים ומסמכים נדרשים מעוסק פטור?
- עוסק פטור נדרש לנהל לפחות שוברי קבלה או ספר פדיון יומי, ותיק תיעוד חוץ. ספר הפדיון מחייב רישום פרטני של התקבולים לפי ההוראות, נוסף על סיכום יומי. בנפרד מחובות אלה, עליו להוציא חשבונית עסקה לפי חוק מע״מ. הוא אינו רשאי להוציא חשבונית מס.
- האם בעל עסק זעיר חייב בניהול ספרים?
- גם בעל עסק זעיר חייב לנהל ספרים לפי ההוראות החלות על פעילותו. המסלול במס הכנסה אינו משנה חובות אלה. עוסק פטור הוא מעמד נפרד לעניין מע״מ.
- מה ההבדל בין מועד תיעוד תקבול למועד הוצאת חשבונית?
- יש לתעד תקבול בסמוך לקבלתו. חשבונית יש להוציא בתוך 14 יום ממועד החיוב במע״מ. בעסקה פטורה, המועד נקבע כאילו הייתה חייבת במס. כשהחיוב חל בקבלת התמורה, המניין מתחיל בקבלתה. תקופת 14 הימים אינה דוחה את תיעוד התקבול.
- האם תקבול בהעברה בנקאית מחייב קבלה?
- תקבול בהעברה בנקאית נרשם ביום שנודע לנישום עליו. לפי סעיף 19א(ד), נישום המנהל מערכת חשבונות כפולה המבוקרת בידי רו״ח או ברית פיקוח רשאי שלא לערוך קבלה על תקבול ממכירת טובין או ממתן שירות, שהועבר ישירות לחשבון בנק הכלול במערכת חשבונותיו.
- מתי צריך לבקש מספר הקצאה לחשבונית מס?
- מ-1.6.2026, מוציא חשבונית מס חייב לבקש מספר הקצאה כאשר סכום העסקאות החייבות במע״מ בשיעור מלא בחשבונית עולה על 5,000 ש״ח לפני מע״מ, והלקוח הוא עוסק מורשה שדרש מספר הקצאה. המספר נדרש לניכוי מס התשומות, לצד יתר התנאים לניכוי.
- האם די בהדפסת מסמך ממוחשב או בסריקה רגילה של מסמך נייר?
- לא. מסמך ממוחשב יש לשמור בקובץ המקורי, עם החתימה האלקטרונית המאובטחת או המאושרת שבה נחתם. הדפסה אינה תחליף לשמירת הקובץ. סריקה רגילה של מסמך נייר אינה מתירה כשלעצמה להשמיד את המקור.
- כמה זמן יש לשמור את מערכת החשבונות?
- את מערכת החשבונות יש לשמור שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח לאותה שנה, לפי המאוחר מבין שני המועדים.
- מתי יש לגבות את מערכת החשבונות הממוחשבת ומה נכלל בגיבוי?
- יש לבצע גיבוי בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס. הגיבוי כולל את נתוני מערכת החשבונות ואת המסמכים הממוחשבים. תוכנת הניהול אינה נכללת בחובת הגיבוי הרבעוני, אך עדיין חובה לשמור אותה.
- באילו מקרים עלולים להיפסל ספרי העסק?
- פסילה לפי סעיף 130(ב) עשויה לחול בשל סטיות או ליקויים מהותיים לקביעת ההכנסה. אי רישום תקבול שחובה לרשמו כפוף לסעיף 145ב(א)(1), שלפיו הספרים ייחשבו בלתי קבילים אלא אם פקיד השומה השתכנע שהייתה סיבה מספקת לאי הרישום.
- כיצד מבקשים עיון מחדש בפסילת ספרים בשל אי רישום תקבול?
- בפסילה לפי סעיף 145ב(א)(1), אפשר לבקש מפקיד השומה עיון מחדש בתוך 30 יום מקבלת ההחלטה. אם הבקשה נדחתה, כולה או חלקה, אפשר לערער לבית המשפט המחוזי בתוך 60 יום ממתן ההחלטה הדוחה.
- באילו תנאים בקשת הקלה שלא נענתה נחשבת מאושרת?
- בקשה מנומקת לפקיד השומה שנשלחה בדואר רשום לפחות שלושה חודשים לפני תחילת שנת המס, והנישום לא קיבל החלטה בעניינה עד תחילתה, תיחשב מאושרת לאותה שנת מס בלבד. בבקשה שנשלחה בדואר רשום לאחר מועד זה, אם הנישום לא קיבל החלטה בתוך ארבעה חודשים מהגשתה, האישור חל מתום ארבעת החודשים ועד תום שנת המס.
